【葉老師講庫(kù)存管理之八】從進(jìn)銷存系統(tǒng)到三箱庫(kù)存管理模型

本文作者為《今日工程機(jī)械》特約撰稿人：行業(yè)后市場(chǎng)領(lǐng)域權(quán)威專家、泰普洛領(lǐng)導(dǎo)力高級(jí)合伙人 葉京生

從進(jìn)銷存系統(tǒng)到三箱庫(kù)存管理模型

優(yōu)秀的企業(yè)都善于建立數(shù)據(jù)模型，從業(yè)務(wù)流程中找到最有效的方法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，得到的結(jié)果用來(lái)指導(dǎo)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)，因?yàn)閮?yōu)秀的企業(yè)都懂得一點(diǎn)：企業(yè)中的大多數(shù)職能——包括研發(fā)、銷售、服務(wù)和配件業(yè)務(wù)——都可以用先進(jìn)的量化分析技術(shù)加以改進(jìn)。

零件庫(kù)存的進(jìn)銷存系統(tǒng)

從前我們把零件倉(cāng)庫(kù)看作一個(gè)整體，通過(guò)進(jìn)、銷、存系統(tǒng)來(lái)統(tǒng)計(jì)零件庫(kù)存數(shù)據(jù)，比如：銷量、在途數(shù)量、當(dāng)前庫(kù)存量和缺件數(shù)量等，市場(chǎng)上也有很多進(jìn)銷存的軟件，幫助企業(yè)統(tǒng)計(jì)和管理零件業(yè)務(wù)，保證企業(yè)的貨、款和票做到三清，讓企業(yè)知道自己的零件銷量、應(yīng)收賬款以及零件倉(cāng)庫(kù)里的庫(kù)存情況。

日常的零件運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生了大量數(shù)據(jù)，進(jìn)銷存系統(tǒng)只是把這些數(shù)據(jù)進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)和整合，卻極少有人通過(guò)獲取的這些零件數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)市場(chǎng)的需求，了解企業(yè)庫(kù)存的狀態(tài)，哪些零件是健康庫(kù)存，哪些零件是呆滯庫(kù)存，我們無(wú)法從零件外觀加以判斷，必須根據(jù)零件的出入庫(kù)記錄和需求頻率數(shù)據(jù)進(jìn)行量化分析。顯然，僅僅依靠庫(kù)存管理的進(jìn)銷存系統(tǒng)并不能為企業(yè)提供這些信息，還需要對(duì)庫(kù)存建模并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)一步量化分析。

周轉(zhuǎn)庫(kù)存

零件庫(kù)存的策略可分為兩種：1. 庫(kù)存訂單，預(yù)測(cè)驅(qū)動(dòng)，保證庫(kù)存，主要用于快速周轉(zhuǎn)零件；2. 日常訂單和緊急訂單，難以預(yù)測(cè)，訂單驅(qū)動(dòng)，主要針對(duì)慢速周轉(zhuǎn)零件，不庫(kù)存或少庫(kù)存。談到庫(kù)存管理，我們主要涉及的是庫(kù)存訂單，即還沒(méi)有收到客戶訂單之前需要庫(kù)存的零件，以便在需求出現(xiàn)時(shí)能夠及時(shí)滿足。

日常訂單和緊急訂單可以隨時(shí)采購(gòu)，可庫(kù)存訂單是基于對(duì)市場(chǎng)需求預(yù)測(cè)的采購(gòu)，供應(yīng)商通常會(huì)規(guī)定一個(gè)訂貨周期，例如：每周訂貨1次，企業(yè)每周一發(fā)出采購(gòu)的庫(kù)存訂單，即使周三出現(xiàn)了缺貨的情況，也不得不等到下周一才能再次采購(gòu)庫(kù)存訂單。為此，我們把零件庫(kù)模型看作一個(gè)存放零件的箱子，稱之為周轉(zhuǎn)庫(kù)存（Working Stock），每天都有零件拿出箱子（零件出庫(kù)，用于銷售和服務(wù)），定期又有零件放入箱子（零件采購(gòu)入庫(kù)，定期補(bǔ)充庫(kù)存），以保證零件不會(huì)缺貨，滿足客戶的需求。周轉(zhuǎn)庫(kù)存量就是訂貨周期里的需求量，例如：1周的零件需求量。

周轉(zhuǎn)儲(chǔ)備庫(kù)存

訂貨之后，零件并不能馬上運(yùn)到，零件從訂購(gòu)到入庫(kù)中間存在一個(gè)交貨期（Lead Time）。當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)零件不夠時(shí)，可能已經(jīng)太遲了！盡管馬上訂購(gòu)了零件，可客戶需要時(shí)訂購(gòu)的零件可能還在路上，就會(huì)出現(xiàn)缺貨，影響零件的現(xiàn)貨率（Service Level）和客戶滿意度。企業(yè)與供應(yīng)商之間的距離越遠(yuǎn)，交貨期可能越長(zhǎng)。

為了有效解決交貨期中間零件的缺貨問(wèn)題，我們?cè)谥苻D(zhuǎn)庫(kù)存之外又增加了第二個(gè)箱子，稱為周轉(zhuǎn)儲(chǔ)備庫(kù)存（Working Reserve），里面是零件交貨期的需求量（Lead Time Demand）。例如：交貨期為2周，周轉(zhuǎn)儲(chǔ)備庫(kù)存就是2周的零件需求量，用來(lái)保證正常情況下新訂購(gòu)的零件到貨之前不會(huì)出現(xiàn)缺貨。

圖1：周轉(zhuǎn)庫(kù)存和周轉(zhuǎn)儲(chǔ)備庫(kù)存模型

當(dāng)周轉(zhuǎn)庫(kù)存里的零件用完時(shí)，就需要訂貨來(lái)補(bǔ)充庫(kù)存，這個(gè)節(jié)點(diǎn)就稱為補(bǔ)貨點(diǎn)（Re-Order Point）；正常情況下，當(dāng)周轉(zhuǎn)儲(chǔ)備庫(kù)存里的零件用完時(shí)，補(bǔ)充的零件正好到貨，保證了客戶的需求。這就是周轉(zhuǎn)庫(kù)存加周轉(zhuǎn)儲(chǔ)備庫(kù)存的模型，如果需求穩(wěn)定，兩個(gè)箱子里的零件就能夠很好地滿足客戶需求。

三箱庫(kù)存管理模型

周轉(zhuǎn)庫(kù)存加周轉(zhuǎn)儲(chǔ)備庫(kù)存的模型看起來(lái)設(shè)計(jì)得十分完美，可惜，現(xiàn)實(shí)世界卻極其復(fù)雜，沒(méi)有人知道什么時(shí)候設(shè)備會(huì)出故障，也沒(méi)有人能準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)零件需求量，即使用數(shù)理統(tǒng)計(jì)算出來(lái)的需求量也僅僅是經(jīng)驗(yàn)值，存在偏差。

所以，僅有周轉(zhuǎn)庫(kù)存和周轉(zhuǎn)儲(chǔ)備庫(kù)存還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，一旦需求預(yù)測(cè)出現(xiàn)偏差，或者交貨期延長(zhǎng)，缺貨的情況仍然可能發(fā)生。為了抵消需求預(yù)測(cè)偏差和交貨期延遲，我們又增加了第三個(gè)箱子，稱為安全庫(kù)存（Safety Stock），一旦出現(xiàn)預(yù)測(cè)偏差，就可以用安全庫(kù)存里的零件來(lái)提升滿足客戶需求的概率,這就是三箱庫(kù)存管理模型（圖2）。

庫(kù)存管理就是優(yōu)化三只箱子里的庫(kù)存量

針對(duì)代理商庫(kù)存的痛點(diǎn)——缺貨和過(guò)剩庫(kù)存，我們可以按照三箱模型來(lái)精準(zhǔn)控制庫(kù)存，從而動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)地確定每只箱子里的零件數(shù)量，優(yōu)化資金的利用率，最大限度地降低過(guò)剩庫(kù)存，以達(dá)到較高的零件現(xiàn)貨率。這樣既避免發(fā)生缺貨情況，又?jǐn)D掉多余的庫(kù)存“水分”，為企業(yè)減少了占用的資金。

如何降低三只箱子里的庫(kù)存量？

零配件業(yè)務(wù)有很強(qiáng)的可重復(fù)性，但僅靠經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行需求預(yù)測(cè)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，企業(yè)必須向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，通過(guò)建立零件庫(kù)存管理的模型，用數(shù)據(jù)來(lái)驅(qū)動(dòng)預(yù)測(cè)，改善庫(kù)存管理的效率，讓數(shù)字化成為企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。我們可以通過(guò)分析三箱庫(kù)存管理模型，采取措施降低每只箱子里的庫(kù)存量，以實(shí)現(xiàn)最佳的庫(kù)存管理效果。

首先，周轉(zhuǎn)庫(kù)存里的零件數(shù)量就等于年度零件需求量除以每年訂貨的次數(shù)。顯然，訂貨次數(shù)越多，周轉(zhuǎn)庫(kù)存越小，庫(kù)存周轉(zhuǎn)率也會(huì)越高。所以，說(shuō)服供應(yīng)商增加代理商和配件店庫(kù)存訂單的訂貨次數(shù)，就能降低周轉(zhuǎn)庫(kù)存的金額。

第二，周轉(zhuǎn)儲(chǔ)備庫(kù)存與交貨期的長(zhǎng)短成正比，要降低周轉(zhuǎn)儲(chǔ)備庫(kù)存，就必須縮短交貨期，這一方面需要與供應(yīng)商之間建立良好的溝通與合作，收到庫(kù)存訂單后當(dāng)天發(fā)貨和一周后發(fā)貨，結(jié)果對(duì)代理商和配件店庫(kù)存的影響完全不同；另一方面，需要與物流公司建立良好的合作，不要總是選擇最便宜的物流公司，為了節(jié)省運(yùn)費(fèi)他們總是拼車，交貨期耽誤幾天對(duì)零件庫(kù)存的壓力要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于節(jié)省下來(lái)的運(yùn)費(fèi)。

第三，安全庫(kù)存的設(shè)置也十分關(guān)鍵。設(shè)置合適的安全庫(kù)存是庫(kù)存計(jì)劃的看家本領(lǐng)，因?yàn)橐坏┌踩珟?kù)存設(shè)置太低，就可能發(fā)生缺貨；如果安全庫(kù)存設(shè)置過(guò)高，又可能出現(xiàn)過(guò)剩，產(chǎn)生呆滯風(fēng)險(xiǎn)。庫(kù)存計(jì)劃必須根據(jù)市場(chǎng)需要和企業(yè)的庫(kù)存戰(zhàn)略，設(shè)置合適的安全庫(kù)存。

安全庫(kù)存與三個(gè)因素有關(guān)：1. 需求不確定性，預(yù)測(cè)偏差；2. 供應(yīng)不確定性，交貨延遲；3. 零件現(xiàn)貨率目標(biāo)，現(xiàn)貨率越高，安全庫(kù)存也越大。需求預(yù)測(cè)的誤差是正態(tài)分布曲線，安全庫(kù)存與需求量預(yù)測(cè)的標(biāo)準(zhǔn)差σ成正比，零件現(xiàn)貨率的目標(biāo)決定了安全庫(kù)存系數(shù)，安全庫(kù)存越大，缺貨的可能性越小。 

很多企業(yè)要求所有的零件都要滿足較高的零件現(xiàn)貨率，這正是大量呆滯庫(kù)存產(chǎn)生的原因之一，企業(yè)應(yīng)根據(jù)零件不同的活躍程度來(lái)設(shè)置不同的現(xiàn)貨率策略，快速周轉(zhuǎn)零件高現(xiàn)貨率，中速周轉(zhuǎn)零件中等現(xiàn)貨率，慢速周轉(zhuǎn)零件低現(xiàn)貨率，只有這樣才能保持最佳的安全庫(kù)存，既保證了一定的零件現(xiàn)貨率，又最大限度地降低了零件的過(guò)剩庫(kù)存。對(duì)所有零件設(shè)置相同的現(xiàn)貨率目標(biāo)是不可取的，因?yàn)槁僦苻D(zhuǎn)零件的邊際成本要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于其邊際收益。

三箱庫(kù)存管理模型，幫助我們更加直觀和清晰地理解庫(kù)存管理的方法。零件需求隨時(shí)都在變化，周轉(zhuǎn)庫(kù)存量、周轉(zhuǎn)儲(chǔ)備庫(kù)存量和安全庫(kù)存隨時(shí)都在動(dòng)態(tài)地改變，用科學(xué)的方法精準(zhǔn)地控制三只箱子里的庫(kù)存量，讓我們清楚地了解什么時(shí)候該補(bǔ)充庫(kù)存，補(bǔ)充多少，什么時(shí)候該減少庫(kù)存，以及庫(kù)存的健康狀態(tài)，把產(chǎn)生過(guò)剩庫(kù)存的概率降到最小。畢竟過(guò)剩庫(kù)存變成呆滯庫(kù)存的風(fēng)險(xiǎn)很高，成為企業(yè)的不良資產(chǎn)，不僅侵蝕了零件的銷售利潤(rùn)，還拖累了庫(kù)存周轉(zhuǎn)效率。消除過(guò)剩庫(kù)存的風(fēng)險(xiǎn)，提高零件業(yè)務(wù)的投資回報(bào)率和客戶滿意度，正是庫(kù)存管理工作的意義所在。